此次审查是应审计、合规和风险委员会代表董事会的要求而发起的。最近的媒体报道称，该大学在涉及教职员工和学生的性骚扰和性侵犯调查中管理不善。基于这些报告，我们对哥伦比亚大学校园内处理性骚扰和性侵犯索赔的程序进行了审查。此外，前总统鲍勃·卡斯伦(Bob Caslen)还成立了一个第九条特别工作组，对与性骚扰或人际暴力行为或威胁有关的整个系统进行全面审查。聘请了第三方顾问Cozen O ' connor来支持工作队的工作，并对有关人际暴力的制度进行全面审查。
检讨范围
我们的检讨范围包括:
- 回顾了最近媒体报道或作为《信息自由法》要求遵守大学政策EOP 1.01的一部分，与哥伦比亚大学校园有关的四个案件的管理，平等机会投诉处理程序．这种审查包括确定在收到投诉时，流程是否遵循了政策所要求的步骤。
- 评估大学政策EOP 1.06，性骚扰、不当性行为及人际暴力(暂)于2020年成立，以确定它是否包含教育部新法规34 CFR Part 106 -所要求的所有步骤接受联邦财政援助的教育项目或活动中不存在性别歧视．我们的审查不包括评估EOP 1.06的清晰度或一致性，因为这包括在Cozen O 'Connor的审查范围内。
- 评估由平等机会项目办公室(EOP)执行的投诉调查流程的接收、调查和报告阶段所遵循的协议，以确定未来案件的潜在流程改进。我们的审查不包括评估投诉是否得到了恰当的裁决。
总体结论
总体而言，大学政策EOP 1.01要求的程序，平等机会投诉处理程序在我们审查的案件调查期间进行了跟踪。然而，有机会加强与管理性骚扰、性侵犯和人际暴力报告相关的流程，这将更好地为投诉涉及的个人以及大学社区服务。
我们对大学政策EOP 1.06的狭隘回顾，性骚扰、不当性行为及人际暴力(暂)，认定该大学的政策符合教育部的新规定，34 CFR Part 106 -接受联邦财政援助的教育项目或活动中不存在性别歧视．
观察
1)案件档案文件
AAS审查了哥伦比亚大学EOP办公室在2016年至2019年期间调查的四起案件的文件，以确定适当的支持性文件是否保存在第九条记录系统(Maxient系统)内。我们注意到，2016年调查的一起案件缺乏一些必要的正式文件。此案涉及从最初的事件到提出正式投诉的一系列复杂事件。由于迟迟未能从答辩人那里获得正式陈述，以及难以为申诉人确定学术条件，调查工作进一步复杂化。如果与投诉人和被告进行更频繁和详细的沟通，本可减轻这些问题，并为有关各方创造更积极的体验。
自2015年以来，EOP一直使用Maxient软件存储与歧视和骚扰调查相关的信息。随着时间的推移，EOP一直致力于改进其在记录过程中每个步骤的调查细节方面的使用。这些改进包括编制文件、初步评估工具、附加表格以跟踪与投诉人和被告的沟通，以及创建调查员清单，在调查过程中作为指南。这些流程的改进体现在增强的文档编制和在maxent系统内扩大使用注释部分，以应对更多的最新情况。
并不是每个系统机构都在使用Maxient系统。对于大学系统来说，要获取和共享信息以分析整个系统的趋势和模式，目前的环境将需要一个有意的、手动的过程。
建议
EOP应继续专注于改进Maxient内部投诉解决过程中所有步骤的文件，包括在Maxient内部完成所有必要的表格和部分，以准确获取相关信息和决策依据，并使用该系统确保与投诉人和被投诉人定期沟通，使他们了解调查的状态。
学校应评估企业许可证的必要性和可行性，使Maxient系统为趋势分析和决策提供一个集中和全面的存储库。如果这是不可行的，系统机构应该开发一个跨机构边界共享相关信息的过程。
大学应该建立一个全面的接收和外展程序，以接受投诉，与投诉人沟通，并发布信息。其目的是确保所有可获得的和相关的案件信息都得到考虑，并与适当的人员共享，并尽量减少程序对投诉人的影响。这也将有助于大学聚合信息，以确定潜在的问题和/或模式。
2)处理不适当的(非第九条)行为
我们审查的案件中有三起涉及正式调查，指派的调查人员对投诉人提出的指控进行了“无原因”调查。第四起案件未被EOP调查;申诉人没有提出正式申诉。每个案件都涉及一名教职员工作为被告。根据当时的大学程序，决定书和调查报告被发送给投诉人和被告，然后案件被结案。这一进程中没有进一步的行动。
根据2021年2月生效的程序，一组大学人员定期开会讨论提交给EOP办公室且被关闭的案件——无论是“没有原因”的调查结果，还是因为投诉人没有提交正式投诉——以确定是否需要进一步评估。虽然这是对流程的改进，但仍然没有正式的程序来确保教师或工作人员的不当行为得到一致的处理。
大学政策HR 1.39，纪律处分和因原因终止提供指导方针，以解决和纠正员工的不当行为，并确保纪律的持续应用。纪律处分的范围从口头警告到解雇，政策包括一张图表，解释了对不当行为和不恰当的工作场所行为的建议、统一后果。如果发现涉及教员的不当行为，大学没有教员纪律政策或程序来处理该行为，除非它上升到撤销终身教职的级别。
建议
大学应该制定正式的程序来检查和处理涉及不违反第九条的不当行为的事件。这些程序将包括分析未被EOP正式调查的事件的趋势，并与适当的大学人员沟通，以确定在第九条调查结果“无原因”时采取的步骤，并确保对类似行为采取一致的纪律处分。
此外，该大学将于2021年秋季召开专业行为特设教师委员会，该委员会应制定正式的纪律处分程序，以处理涉及不当行为的教师。
3)适用的大学政策
在2020年8月教育部发布新规定之前，34 CFR第106部分-接受联邦财政援助的教育项目或活动中不存在性别歧视，大学政策EOP 1.01，平等机会投诉处理程序，是唯一规定处理与歧视和骚扰有关的所有投诉要求的政策。在新规定生效后，大学政策EOP 1.06，性骚扰、不当性行为及人际暴力(暂)，将于2020年12月21日生效，以应对新规定的变化。EOP 1.06规定了与第IX条相关的投诉的管理程序，而EOP 1.01规定了关于歧视和骚扰的非第IX条投诉的管理程序。
EOP 1.01并没有明确声明它不适用于《教育法第九条》的投诉，也没有明确说明如何界定一项政策或另一项政策何时适用。存在多种管理歧视和骚扰投诉的政策令人困惑，可能会使参与该过程的投诉人或被投诉人感到气馁或误解。
建议
大学应该对歧视和骚扰相关政策进行全面审查，以确保其完整性、一致性、相关性和一致性。如有必要，应修订政策，并更新EOP网站，以便更清楚地了解现行政策和管理投诉流程的程序。如果保留两项政策，则必须澄清每项政策适用或不适用的情况。
4)旅行政策修订
ACAF 2.08，教师/员工主导的海外学生项目，于2017年5月5日进行了修订，原因是我们审查了一个案例。该政策的第二部分B更新了，以解决在大学批准的课程之外与学生一起旅行的教职员工。州:
“未经海外项目审批委员会批准，大学教职员工不得雇用南加州大学学生或与学生一起出国旅行。未经委员会批准，参与教职员工领导的海外项目的教职员工和学生，完全由他们自己承担风险，并以个人身份参与，不属于任何批准或批准的大学活动的课程和范围。未经委员会批准雇用大学生或与大学生一起旅行的教职员工必须告知学生，该工作或旅行不受大学批准或支持，与工作或旅行相关的所有风险由学生和相关教职员工个人承担。任何教师、员工或学生在未经委员会批准的教师/员工领导的海外项目中工作或在海外旅行，必须行使自己的尽职调查和良好的判断来评估他们的海外活动。对于未经委员会批准的教职员工领导的海外项目可能出现的任何问题，大学明确表示不承担任何责任。”
虽然更新后的政策旨在减轻大学在大学赞助活动之外的旅行相关的法律责任，但它并没有充分禁止这种类型的旅行，也没有对违反政策的行为采取后续的纪律处分。
建议
应加强有关国际旅行的政策，明确禁止大学教职员工在未经学校批准的情况下与学生进行国际旅行。政策中应包括对违规行为的适当纪律处分。
5)加强沟通
《克利里法案》要求机构准备一份年度安全报告，其中包括发生约会暴力、家庭暴力、性侵犯或跟踪犯罪时受害者应该遵循的程序。1程序必须包括:保存证据的重要性;应如何及向谁报告所指称的罪行;通知执法部门的备选办法;校园当局协助通知执法部门;拒绝通知当局的;受害者的权利;以及机构对保护命令的责任。
EOP网站目前包括有关培训、政策、可用资源和联系信息的信息。网站和在线报告表格可以加强，包括《克利里法案》要求的关于约会暴力、家庭暴力、性侵犯和跟踪的信息。政策页面还包括大量关于政策更新和管理投诉的适用协议的材料。可以对这些信息进行简化，以提供用户更容易理解的指导。
建议
大学网站用来通知社区，并提供提交骚扰、歧视和暴力投诉的表格，应该更新，包括《克利里法》要求的信息，以加强对涉及这些事件的个人的指导。
EOP网站也应该更新，以提供对当前政策的更清晰的理解。
cfr 668.46(b)(11)(ii)
我们的审核是按照内部审计师协会的规定进行的。内部审计专业实践国际标准 我们相信我们的审计为本报告中总结的结果提供了合理的基础。
审计与咨询服务(AAS)感谢我们从平等机会项目办公室的管理和工作人员那里得到的礼貌和帮助。这份报告反映了AAS持续为董事会、大学管理人员和更广泛的大学社区服务的愿望。