综合服务部门负责接收和储存大学部门认为多余的设备和材料。这些物品提供给其他可能有正式需求的大学院系。被南卡罗来纳州剩余财产办公室视为垃圾的物品可以通过该州剩余财产办公室按照南卡罗来纳州统一采购代码处理。
转为综合服务的项目保留不超过180天。大学不使用的物品被放置在交存文件(TID)上，并送往南卡罗来纳州剩余财产仓库进行处置。
如果您需要关于这些项目的更多信息，请随时致电803-777-2156。
程序
- 综合服务公司为所有地区校园保存价值在5,000美元或以上的物品的库存记录。
- 收到的与区域校区有关的采购订单会被分配到大学贴花号。
- 这些采购订单用于准备库存表#2，设备编号收据或库存财产报告。
- 库存财产报告列出所有购买订单，项目编号，描述，大学贴花号码，房间和建筑号码，属于区域校园。
- 然后，区域校区将填写任何附加信息，如添加的描述、型号、序列号、大楼号和设备所在的房间号。
- 然后，库存表#2或库存财产报告返回到综合服务，并更新区域校园库存记录。
- 综合服务与DoIT紧密合作，提供最新的库存记录。
- 综合服务通过电脑电子更新所有库存记录。
- 库存记录更新的新增加，信息变化和项目从活跃库存中停用。
- DoIT制定了许多计划，以允许综合服务检索广泛的信息，用于维护准确的库存记录。
- DoIT与综合服务部门密切合作，设计新方案，使库存系统更加高效。
- 综合事务处就有关采购订单的所有事项与财务主任办公室密切协调。
- 临时编号分配给采购订单的方式与物品实际标记的方式之间的差异必须由主计长办公室解决。
- 采购订单的成本变化与主计长办公室、采购和综合服务密切相关，以保持大学资产的准确价值。
- 准备年度设备财务报告，并根据要求转发给业务和财务系统副总裁。
- 设备采购订单、采购请购单、机构内转帐、部门间转帐、直接支出凭证、信件、备忘录和所有来自部门的信件都在综合服务处存档，供办公室人员使用，以确保所有记录都是正确和最新的。
- 将物品运进和运出综合服务仓库的文件由综合服务人员处理。
- 与其他国家机构有关剩余财产处理的通信由这个办公室处理。
- 《南卡罗来纳法典》第1-49.4节规定国家机关和机构的首脑对其监督下的个人财产负责，并要求每年对这些财产(消耗品除外)进行清查。
- 以库存控制为目的的个人财产被定义为价值为5,000美元或以上且每件使用寿命超过两年的家具、固定装置和设备。
- 所有符合这些标准的项目将被标记为清单。
- 南卡罗来纳大学的每个系都被要求每年对其拥有的财bob官方体育登陆产进行一次盘点。
- 在部门库存中丢失、丢失或被盗的物品需要通过总统办公室的批准才能从库存中移除。
- 大学警察部门必须首先通知任何物品的丢失，丢失或被盗。
- 在USCPD调查后，丢失财产的部门必须完成清单表#8 -删除请求，并将其转发给执法和安全系统副总裁。
- 该办公室将采取任何必要的行动，并将库存表#8转发给商业和金融副总裁办公室，以便采取行动。
- 执法安全局局长会将副总统的决定通知联合服务局。综合服务部门将通知该部门。
- 年内，综合服务处会在不事先通知的情况下，以电脑抽查各部门随机抽取的设备项目。
- 该部门的现货库存清单被转换为综合服务，任何更正都输入计算机以更新库存记录。
- 如果有不一致之处，将编制一份清单，并发送给部门主管，以便采取行动，并必须在30天内返回到综合服务部。
- 任何丢失、丢失或被盗的物品都必须报告给执法和安全系统副总裁，以便从部门的库存中删除。
- 如果差异清单在30天内没有返回，综合服务将通知采购总监，采购总监将依次通知业务和财务副总裁，就此事采取的额外步骤。
- 在日常工作中发现任何物品丢失、丢失或被盗，必须立即向大学警察局报告。
- 综合服务部门将通知库存人员发现未被使用的任何财产，以便将其投入使用或作为盈余转入综合服务仓库。
- 综合服务部门有一个仓库，各大学部门可以在那里上交多余的物品。
- 如果这些项目是在一个可用的条件下，他们可以重新发放到其他大学部门。
- 大学各部门可以随时向综合服务仓库查询，以了解是否有多余的财产可供重新发放。
- 如果设备能够被部门带走，则必须填写并签署采购请购单(可从综合服务处获得)。
- 一个部门可以拾取物品或通过物理设施办公室提交物理工厂工作请求，并让移动人员将物品送到部门。
- 如果项目在统一服务仓库的活跃库存中，则将它们转移到部门的库存中。
- 任何将物品移交给综合服务科的部门都必须填写清单表#7，设备/家具移除请求。
- 部门可以将剩余物品连同库存表#7一起带到仓库，或将物理工厂工作请求连同库存表#7一起提交到物理工厂，并让移动人员将物品运送到综合服务仓库。
- 综合服务仓库的任何财产储存都是短期的，必须事先得到采购主任的书面批准。
- 在一段合理的时间后，项目可以被宣布为南卡罗来纳大学的剩余需求。bob官方体育登陆
- 物业成为盈余后30天内，须以交单文件(TID)向盈余物业管理处(SPMO)申报出售。在收到工业贸易署的货品清单后，物业管理办公室的筛选人员会亲自检查工业贸易署所列的货品，以确定是否属于多余或垃圾。筛检员应在每件被筛检的物品上贴上彩色编码标签，以区分剩余和垃圾。
- 被筛选器编码为剩余的物品将由SPMO车辆分离和拾取。被归类为垃圾的物品可以出售，但必须在出售前15天在一般发行量的报纸上登广告。库存选择不出售的，应当将垃圾倾倒或扔掉，或者拖至垃圾场、大垃圾箱等，但该区域经法律批准可以进行处置。
- 被SPMO收回的财产将由他们出售，南卡罗来纳州预算和控制委员会内部业务将向综合服务机构发送一份出售国家财产的通知，上面有出售清单编号，列出已出售的财产以及记入大学或退还给州一般基金的金额。
- 综合服务部门必须写一份备忘录给大学财务主任办公室，说明账户号码和销售资金的信贷金额。
- 然后，大学财务主任办公室向总务处提交一份表格30，拨款转移，要求大学将出售的资金记入贷方。
操作过程
- 向综合服务部门订购材料的部门填写采购申请单。
- 申请部门将申请邮件发送到综合服务部。如果一个部门定期有紧急订单，他们将把申请提交给综合服务部门。
- 它是由盘点员确定库存项目是在一个重新订购点。
- 筛选正在进行的状态契约，以确定项目当前是否在契约上可访问。
- 如果项目是在国家合同上，南卡罗来纳大学购买请购单将按照国家合同打bob官方体育登陆印。
- 如果项目不在当前的州合同中列出，则南卡罗来纳大学的采购请购单将参考以前的供应商进行打印。bob官方体育登陆
- 综合服务经理检查并签署采购申请单，并将其转发给采购部订购。
- 综合服务部门保留了一份申请的副本作为他们的记录。
- 请购单的日期被输入，订购的金额被贴到计算机打印输出中以防止重复。
- 综合服务每年进行一次盘点。
- bob官方体育登陆南卡罗来纳大学内部审计监督，检查和检查综合服务的库存。
- 在年度盘点期间，仓库通常关闭两个工作日。一份备忘录被发送给USC今日电子邮件在截止日期前两周出版。仓库只在盘点期间开放接收。
- 在盘存开始之前，所有的申请和收货报告必须输入信息管理系统。
- 盘点工作由两个小组进行，每个小组由两人组成。一组计数仓面积，另一组计数托盘架上的材料。
- 每个人都有一份电脑打印的库存清单。此清单是按股票编号按数字顺序排列的。仓库中的库存编号也按照相同的顺序排列，以便计数团队遵循数字结构。计数小组的成员一次数10个项目，一个成员跟着另一个。每个成员数到十项后，他们停下来比较结果。如果数量一致，则将总数记录在计算机打印输出上。如果计票结果不一致，点票小组将重新计票以解决差异。这种比较计数的系统保证了准确的存货清单。
- 当所有分段都经过仔细清点后，库存就可以进入信息管理系统。这是通过将最新的总数转发给DoIT生产控制来完成的。如果更新是最小的，那么在综合服务公司进行修订就不那么麻烦了。
- 一份详细的库存清单被发送给内部审计。这个清单包括数量、名称、单位成本和总价值。存货的价值是由这个报告得出的。
- 全年每周进行测试计数，以确保现有数量与信息管理系统上的余额准确。努力通过检查以前的交易来调和任何差异。如果有项目不协调，则调整。
- 所有属于南卡罗来纳大学的用品，工具，设备，材料，废料等都被归类为国家财产。bob官方体育登陆他们不能用于个人目的，也不能被任何个人带出校园。任何国家财产，无论其状况如何，任何人都不可以按照任何程序赠与。存放在垃圾箱、垃圾桶等中的材料都属于这一类。
- 仓库经理将负责确定材料是可回收的(有货币价值)还是废物。如果材料有问题，经理将寻求部门主管或库存和财产控制办公室的建议。如果可以打捞，材料将通过库存和财产控制办公室储存或处置。废料将被放入垃圾箱或送往垃圾填埋场。
- 任何物理设备财产或维护仓库库存的请求必须用于南卡罗来纳大学的官方使用。bob官方体育登陆