机构-南卡罗来纳bob官方体育登陆大学与发卡机构美国银行商定向指定员工发放购买卡，并同意对员工使用该卡承担责任。

持卡人-南卡罗来纳大学的员工，经其部门主管批准，bob官方体育登陆可代表其部门使用采购卡执行采购交易。

信用卡发行商-美国银行的服务与南卡罗来纳州签订了合同，向南卡罗来纳大学的员工发放Visa购物卡，为卡上的所有消费向南卡罗来纳大学收费，并代表供应商向南卡罗来纳大学收款。bob官方体育登陆

部门主管-南卡罗bob官方体育登陆来纳大学的官员必须批准员工的采购卡申请，分配部门联络员，指定采购卡上的默认帐户和目标代码，并向采购卡管理员提交申请。部门主管批准将交易权限委托给持卡人。

部门联络-每个部门或学院的员工，负责在其指定的部门容器内正确使用购买卡。每个持卡人将被分配给部门联络人，联络人将负责审查个人持卡人的交易，以确保交易被归类为适当的费用。

购卡管理员-位于采购部门的中央协调员，负责协调购买卡计划，并作为与发卡机构通信的中介。

供应商-持卡人向其购买商品的商家。

持卡人只能将购卡用于合法的商业用途。购买卡不得用于食品、旅行、注册费(涉及食品和/或旅行)、娱乐、现金(不允许使用礼品卡、奖励和邮资(邮票))以及本政策和程序中所包含的被屏蔽商家类别代码列表中的其他类别。滥用该卡将根据南卡罗来纳大学有关纪律处分和终止事由的政策和程序对持卡人进行纪律处分。bob官方体育登陆持卡人的责任和程序包括:

• 确保购买卡仅用于合法的商业目的。
• 把购物卡放在一个安全的地方。
• 确保购买卡仅供经批准的持卡人使用。严禁持卡人以外的任何人使用。
• 遵守购买卡的购买限额和限制，并确保任何单笔交易的总交易金额不超过$4,999.99(含运费/手续费、税费和任何其他适用费用)。
• 获取p-card的所有备份文件，包括销售单、登记收据和/或采购卡单，并及时为Peoplesoft应用程序中的交易对账和分配提供信息。
• 在仁科电子审批和签署每月费用报告。该批准证明购买符合大学付款批准的指导方针。审批应在计费周期结束后三十(30)天内完成。
• 如需更改交易的默认帐户和/或目标代码，应及时通知部门联络处。
• 试图在发布日期后六十(60)天内解决与供应商和/或美国银行的任何争议。注:争议解决期限为60天。
• 确保在后续的持卡人对账单中显示所报告的争议项目或账单错误的适当信用。
• 不接受以现金代替赊购卡账户。
• 立即致电1-888-449-2273向美国银行报告信用卡丢失或被盗(一年365天，每天24小时)。
• 在工作时间内第一时间通知部门联络员和/或采购卡管理员丢失或被盗的采购卡。
• 终止与大学的雇佣关系时，将采购卡交回部门联络员。如果转到其他部门，请联系采购卡管理员协调变更，并提供保留采购卡的说明。

如果在南卡罗来纳大学内部更换部门，请联系采购卡管理员协调变更，并提供保bob官方体育登陆留采购卡和新部门批准的说明。

购卡申请表格[pdf]

每个部门主管最多可为每个部门指派两名部门联络员。部门联络员也可以是他/她自己卡的联络员。如果部门联络人同时也是购买卡持卡人，联络人将负责让仁科部门主管审查其购买卡上每月发生的费用。联络工作的职责及程序包括:

• 参加所有必需的培训课程。
• 查看持卡人的供应商收据和美国银行账单对账单。
• 为内部和外部审核员审核核对分项收据。
• 审核和批准PeopleSoft的费用报告。
• 在规定的期限内，使用PeopleSoft费用报告模块批准和/或更新账户和/或目标代码以及个人持卡人账户电子账单分发的成本共享信息。
• 识别和更新需要使用Peoplesoft, My Wallet提交使用税和/或帐户变更的交易。
• 每月对指定持卡人的所有交易进行书面审查，以确认没有不允许的交易。
  • 即，没有被禁止的交易，没有分割交易，从合同供应商那里购买，没有交付到商业地址以外的其他地址，没有被阻止的监控对象，等等。
• 创建日记账分录，以纠正需要更改帐户代码、资金、类别或成本分担的必要费用。日志条目应直接提交给大学的财务主任办公室。
• 通知购买卡管理员的默认帐户图表字段信息变化个别卡，如有需要。
• 通知购买卡管理员丢失或被盗卡。
• 在部门主管批准的情况下，立即向购卡管理员发出取消持卡人卡的请求，例如(解雇员工，失去购卡特权)。从持卡人处收集卡，将卡切成两半，连同退卡表一起转交给采购部。这包括持卡人转到不需要p卡的工作时。

采购部联络要求表格[pdf]

采购卡管理员负责整个采购卡计划。职责包括:

• 为南卡罗来纳大学购卡计划提供与美国银行的单一联络点。bob官方体育登陆
• 使用美国银行总账系统(WORKS)和PeopleSoft费用模块进行费用报告。
• 审查部门批准的申请所需信息的完整性。
• 将填妥的申请提交美国银行处理。
• 在发放购卡前培训部门联络员和持卡人。
• 确保持卡人在培训结束后签署《持卡人购卡协议》，表明同意购卡计划的条款。
• 处理持卡人或部门联络人未解决的有争议的收费/不符点。
• 根据部门联络处的要求，开始更改采购卡的默认会计图表字段信息。
• 确保被撤销的购买卡，并向美国银行提交信息。
• 审查美国银行的公司月结单，准备付款。
• 审核采购卡数据的适当使用。
• 分析购买卡的消费情况，进行管理评审。

申领采购卡的准则如下:

• 申请人必须是南卡罗来纳大学的全职员工。bob官方体育登陆
• 申请人申请采购卡必须得到其部门主管的批准。
• 员工必须参加培训课程，才能获得采购卡。
• 每个持卡人必须签署一份持卡人协议，并将其交回计划管理员。

购买卡为公司购买VISA签帐卡，不影响持卡人的个人信用。但是，持卡人有责任确保该卡的使用符合《购买卡持卡人手册》的规定，以及南卡罗来纳大学有关南卡罗来纳大学资金支出的政策和程序。bob官方体育登陆不遵守计划指导方针可能导致永久撤销卡，通知管理的情况，并进一步的纪律措施，可能包括终止。

持卡人必须立即向美国银行免费电话1-888-449-2273报告任何丢失或被盗的购买卡(一年365天，每天24小时)。持卡人亦须在正常营业时间内，第一时间通知其部门联络人及/或购卡管理员有关信用卡遗失或被盗的情况。

采购卡仅用于采购物资。bob官方体育登陆南卡罗来纳大学签发的每张Visa购买卡的消费参数设置为4,999.99美元，包括每笔交易的运费、销售/使用税和任何其他适用费用，每张卡每月标准最高限额为10,000美元。南卡罗来bob官方体育登陆纳大学将通过采购部根据实际需求调整限额。所有此类请求将由采购总监审查和批准。持卡人申请增加每月限额必须有至少六个月的签证历史，整个单位无例外。系主任/系主任/主席提出的包括时间/日期参数的书面理由必须以书面形式提交给采购总监批准。持卡人的消费限额必须至少每年审查一次，以确定实际使用情况与消费限额一致。

如果购买卡被供应商拒绝，持卡人应立即联系购买卡管理员寻求协助。如果购买是在正常工作时间之外进行的，员工必须在正常工作时间内寻找其他支付方式或终止购买并联系购买卡管理员。

根据国家采购规定，超过4,999.99美元的紧急交易不得使用采购卡办理。对于任何不符合卡规定的消费控制的交易，持卡人必须联系采购办公室寻求帮助。

对于同意退货的任何物品，供应商将向个人购买卡账户发放所有积分。该贷方将出现在随后的报表中。在任何情况下，持卡人都不应接受以现金代替赊购卡账户。

大学采购用品的返利是大学的财产，必须存入相应的大学帐户。

持卡人有责任与供应商联系以解决任何有争议的收费或计费错误。如问题未能与供应商解决，持卡人应:

• 美国银行电话1-888-449-2273直接联系。
• 邮寄或传真至美国银行(电话:1-888-678-6046)，填写已签署的争议表格，以证明争议原因。
• 如果无法获得可接受的解决方案，请联系购卡管理员寻求帮助。

注:美国银行的账单总额将记入各个部门的账户，而有争议交易的信用额度将在信用额度出现在美国银行账单上时存入各部门的账户。持卡人有六十(60)天从邮寄日期到美国银行报告。

采购卡
该卡应保存在安全的地方，并妥善保管卡号。唯一有权使用该卡的人是名字出现在卡面上的人。购买卡不能被他人以任何理由利用。

程序文档
部门联络员将负责审核持卡人的供应商详细收据、装箱单及其他相关文件。所有其他有关采购卡计划的文件将由采购部的采购卡管理员维护。该文件包括但不限于申请、持卡人协议、代理账单报表。

所有与美国银行有关卡的建立、维护和关闭的联系(除报告丢失或被盗卡外)都由位于采购部(777-4115)的采购卡管理员处理。

卡设置

1. bob官方体育登陆南卡罗来纳大学员工完成购买卡申请，并提交给他/她的部门主管批准。
2. 部门主管签字批准，将交易权限委托给持卡人。
3. 批准的申请被转发到采购部。
4. 采购卡管理员审核申请的完整性并验证就业状态。
5. 购卡管理员将联系申请人在黑板上完成必要的考试，并在发卡前对持卡人进行培训
6. 持卡人签署持卡人协议，表示同意购买卡的条款
7. 项目管理员将申请提交给美国银行进行处理。

卡维护

• 采购卡管理员将使用美国银行总账系统(工作)和Peoplesoft费用报告模块的所有可用工具来维护

关闭

• 遗失或被盗卡-持卡人必须立即向美国银行(电话:1-888-449-2273)报告卡丢失或被盗。持卡人还必须通知购买卡管理员，如果没有收到更换的购买卡，管理员将与美国银行跟进。
• 终止雇员-部门联络确保被解雇员工的购卡安全。部门联络员将立即电话通知购卡管理员终止。购买卡管理员将在收到通知后两天内向美国银行提交关闭持卡人账户的请求。所有的采购卡都要归还给采购卡管理员进行处理。
• 其他卡片撤销/关闭-购买卡管理员将立即通知美国银行所有撤销和关闭。
• 购卡时间为每年1月。任何在过去12个月期间没有活动的卡将被取消，联络员将被通知已发生这一行动。
• 购卡注销表格[pdf]

接收和支付美国银行帐单

• 美国银行将在每年27日结算周期结束后的七(7)天内通过电子方式向南卡罗来纳大学付款bob官方体育登陆
• 采购卡管理员将准备一个电汇请求，并提交给会计付款给美国银行。电汇请求将在收到美国银行账单后5天内准备好并处理，以便付款将不迟于上一个账单周期结束后25个日历日到达美国银行
• 部门联络员将识别需要付款使用的交易
• 每当银行发出一笔交易时，将通过电子邮件通知部门联络员，并允许立即对帐，而不是等待月底的对账单来对帐
• 部门联络员将收集并保留持卡人的对账单和收据，供内部和外部审计员审核。从联邦基金购买的收据必须保存7年，所有其他收据必须保存3年
• 美国银行的账单总额将记入各个部门的账户，有争议交易的信用额度将在美国银行的信用额度出现时记入各部门的账户
• 购买卡管理员将核对详细的电子账单与支付给银行的金额

采购卡费用分配给部门

• 部门联络员将在必要时更改帐户和/或目标代码。
• 如有必要，部门联络员将增加成本分摊的分析信息。
• 部门联络员将识别需要支付使用税的交易。
• 每次交易从银行发出时，部门联络员将通过电子邮件收到通知，以便立即对帐，而不是等待月底的对账单来对帐。
• 部门联络员将收集并保留持卡人对账单、收费单和收据，供内部和外部审计员审核。从联邦基金购买的收据必须保存7年，所有其他收据必须保存3年。
• 采购卡管理员将部门费用上传到会计，以正确收取各个部门的费用。
• 美国银行的账单总额将记入各个部门的账户，而有争议交易的信用额度将在信用额度出现在美国银行的账单上时记入各部门的账户。
• 购买卡管理员将核对详细的电子账单与美国银行支付的金额。

南卡罗来bob官方体育登陆纳大学的内部控制政策和程序。

持卡人将:

• 将供应商的分项收据，发票，装箱单，月结单和任何其他支持文件上传到费用报告中。
• 如无法取得或收到收据副本，请在费用报告内提供遗失收据誓章表格。也必须由直接主管签署。重复使用此方法将使持卡人遭受损失
• 如果与分配给采购的默认值不同，请为要收取的采购注明替代成本中心、目标代码和/或成本分担账户代码
• 如果持卡人同时也是联络人，则要求部门主管审批人也在仁科费用模块中批准联络人的交易。
• 核对月结单和费用报告。

部门联络人:

• 核对持卡人收据与月结单。
• 输入备用成本中心、目标代码和/或成本分摊账户代码(如适用)。
• 输入分析费用分摊给赠款时
• 识别需要支付使用费用的交易
• 保留所有收据和凭证，供内部和外部审计师审核。从联邦基金购买的收据将保存7年。其他收据都要留三个月
• 在仁科电子审批费用报告。

购卡管理员将:

• 通过使用美国银行的WORKS在线报告系统和PeopleSoft费用报告模块对采购卡的使用和收费的适当性进行定期审计。需要监控的领域包括但不限于，遵守SC统一采购法规，遵守购买卡法规，遵守南卡罗来纳大学法规以及销售和使用税。bob官方体育登陆持卡人不得使用信用卡

1. 美国银行发行的信用卡有效期为5年。所有持卡人在获得采购卡之前都经过培训。信用卡到期后，所有持卡人将被要求完成在线复习检查，然后才能激活新卡。
2. 续卡会自动邮寄给持卡人。为了保持活跃，需要进修。
3. 考试将通过信息技术部维护的黑板软件程序进行。

过程

1. P-Card管理员将收到一份卡片状态报告。
2. P-Card管理员将核实电子邮件地址和网络
3. 在未来30个日历天内，将向所有信用卡到期的联络人发送集团分发通知，通知受影响的持卡人他们即将到期
4. 持卡人将在到期前收到通知，要求他们使用Blackboard系统完成在线测试
5. 持卡人必须参加考试。如持卡人未参加测试，新卡将无法激活，并将受到
6. 如果持卡人考试不及格，持卡人将被要求参加P-Card管理员的进修培训，并重新参加考试。

南卡罗来bob官方体育登陆纳大学采用了南卡罗来纳州的屏蔽商家类别代码列表，并进行了一些允许的调整。交易将在销售点级别被阻止在这些程序所附的被阻止商家类别代码列表上的供应商类型。

屏蔽商家类别代码列表

• 使用我的钱包
• 创建卡片对账单费用报告
• 审批信用卡对账单费用报告

• 我的钱包采购卡培训
• 费用报告采购卡培训
• 采购卡审批员培训