• 你导师的部门业务经理通常是管理奖学金的人。问问你的导师．
• 你导师的部门业务经理可能需要联系学院、学校或校园业务经理以获取账户信息。该奖项将以“N”基金形式发放。
• 业务经理可以指定一个联系人处理您的支出(如招聘、旅行批准、报销用品和采购)。
• 你的导师需要联系业务经理来开始雇佣文书工作，处理任何采购，或启动旅行批准文书工作。

你导师所在部门的业务经理或校园指定人员将与你的导师协调管理你的账户。

如果业务经理没有你的账号，他们可能需要联系学院/学院或校园级别的业务经理(如果不在哥伦比亚大学)。

根据学院/学院或校园级别(如果不在哥伦比亚大学)的业务经理的指示，奖学金将自动由主计长办公室转移到导师所在部门的内部资金“N”账户中。

记住:你的导师必须批准所有的开支!

你的预算需要改变是很正常的——有些东西可能会花费更多或更少，供应需求改变，会议计划改变等等——这是可以的!一旦你的账户建立，所有的变化都是你和你的导师之间的。你不需要联系我们，除非你有关于如何花钱的问题。你的业务经理可能会要求你以书面形式做出更改，并获得导师的签名或电子邮件批准;这将因部门而异。

提醒:所有麦哲伦奖必须符合大学政策，并遵守指南中允许/不允许的指导方针。

要得到薪水，你必须被雇佣。要做到这一点，你的导师需要要求业务经理根据你的预算雇用你作为计时学生工作者

你被雇佣的方式和其他学生雇员一样(通过学生雇佣系统)，除了账号是你的麦哲伦学者账号。你每周都要填写一张电子考勤卡，记录你的工作时间——雇佣你的人也可以帮你完成这项工作。业务经理会有账号。您不需要请求它。如果业务经理有问题，请联系our@www.eternity-eta.com．

注意:你不能按工作时间支付工资之前拨款开始日期。

这适用于任何类型的旅行:进行研究或展示你的研究等。

• 谁来帮我?很可能是你的部门管理员或业务经理，但你的导师可能也有这方面的经验
• 在你去找部门管理员之前:
  • 得到的估计机票或里程、住宿、当地交通(出租车/班车)、注册(如适用)等费用。
  • 了解目的地和日期，并解释旅行的目的。
• 在你每次旅行之前，你的费用必须得到批准。
  
  • 这是必须做到的至少出发前一周。时间越多越好!
  • 注意:这与留学办公室提交的文件不一样。和你的业务经理谈谈!
• 你必须保存所有收据当你旅行的时候。
• 10天内在你回来的时候，你需要开始报销程序。这包括提供收据、里程等。在你离开之前和部门里帮助你的人谈谈这个问题。
• 注意:有些预付项目(如机票)可以立即报销，但这取决于你的部门。询问帮助你的人。

• 在资助期开始前购买的物品将不获发还。
• 在你买东西之前，你必须得到教师的许可。
• 在购买之前，必须与您的导师或业务经理讨论以下问题。一般有三种购买方式:
  1. 在大学购物卡(信用卡)上
  2. 直接从学者账户通过大学购买流程
  3. 自己(或导师)购买物品，并通过仁科获得报销。
• 保存收据! !
• 所有在项目期间未使用的材料/用品(包括相机、录音机等)都是南加州大学的财产，必须归还给您的部门、导师或OUR。